Ηλεκτρονική πλέον η διακίνηση εγγράφων στο δήμο Θέρμης, μέσω του συστήματος “ΙΡΙΔΑ”

Με ηλεκτρονικό τρόπο, μέσω του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) “ΙΡΙΔΑ”, πραγματοποιείται πλέον η διακίνηση των εγγράφων του δήμου Θέρμης, τόσο εσωτερικά, όσο και με κάθε φορέα της δημόσιας διοίκησης ο οποίος είναι ενταγμένος στο ΣΗΔΕ. Το σύστημα “ΙΡΙΔΑ” έχει διατεθεί δωρεάν από την Πολεμική Αεροπορία και φιλοξενείται στις υπηρεσίες Κυβερνητικού Νέφους (G-cloud) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων. Σε κάθε έναν από τους ανωτέρω φορείς οι οποίοι είναι ενταγμένοι σ’ αυτό, όπως ο δήμος Θέρμης, έχει ήδη ενεργοποιηθεί και λειτουργεί “Τερματικός Σταθμός” του ΣΗΔΕ “ΙΡΙΔΑ”, μέσω του οποίου έχουν τη δυνατότητα να ανταλλάσσουν έγγραφα με ηλεκτρονικό τρόπο. Η ένταξη του δήμου Θέρμης στο ΣΗΔΕ “ΙΡΙΔΑ” έγινε μετά την σύναψη μνημονίου συνεργασίας το οποίο υπέγραψε ο δήμαρχος Θέρμης Θεόδωρος Παπαδόπουλος με τον υφυπουργό Εσωτερικών Θόδωρο Λιβάνιο και τον υποπτέραρχο ΓΕΑ Νικόλαο Ρέτσα.

Η “ΙΡΙΔΑ” προσφέρει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο κατάργησης της έντυπης διακίνησης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης. Για τον δήμο Θέρμης η “ΙΡΙΔΑ” πρόκειται να αποτελέσει ένα σύστημα συνολικής βελτίωσης της λειτουργίας των υπηρεσιών του, αποτελεσματικό, ασφαλές και διαφανές από το οποίο προβλέπεται ότι θα προκύψουν σημαντικά οφέλη και εξοικονόμηση πόρων όπως:

  1. Εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.
  2. Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων από φορείς και δημότες για λόγους ασφάλειας και φύλαξης με αποτέλεσμα τον εύκολο εντοπισμό ανά πάσα στιγμή.
  3. Χρέωση των αιτημάτων των πολιτών στις αρμόδιες διευθύνσεις εντός 24 ωρών.
  4. Αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του δήμου και ανάδειξη των δυσλειτουργικών διοικητικών διαδικασιών, οι οποίες ενισχύουν την άσκοπη γραφειοκρατία με σκοπό τον ανασχεδιασμό και την βελτίωσή τους προς όφελος των δημοτών και των υπαλλήλων στο δήμο.
  5. Αποτελεσματικότερη παρακολούθηση των εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής ιεραρχίας.
  6. Αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού του δήμου.
  7. Αύξηση της ακεραιότητας και της ασφάλειας των πληροφοριών.
  8. Εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών.
  9. Μείωση του κόστους λειτουργίας του δήμου.

Από τη λειτουργία του συστήματος “ΙΡΙΔΑ”, πέρα από το οικονομικό όφελος, παρέχονται και μια σειρά από άλλα πλεονεκτήματα όπως η τυποποίηση και η οργάνωση διαδικασιών που στην προέκτασή τους, είναι προς όφελος των υπαλλήλων του Δημοσίου αλλά και των πολιτών αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα, την αποδοτικότητα και τη ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών.

Η εκπαίδευση των στελεχών του δήμου στο Σύστημα «ΙΡΙΔΑ» έχει ήδη ξεκινήσει με την επιμόρφωση του προσωπικού του Τμήματος Πληροφορικής και πραγματοποιείται εξ αποστάσεως από στελέχη του ΥΠΕΣ και εφόσον απαιτηθεί με τη συνδρομή και του ΓΕΑ. Η εκπαίδευση αφορά στη χρήση και στις βασικές λειτουργίες διαχείρισης του συστήματος και θα έχει ολοκληρωθεί πριν από την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας από το δήμο. Με το πέρας της εκπαίδευσης, ο δήμος Θέρμης, θα λάβει «Εγχειρίδιο Χρήσης» του συστήματος. Η υποστήριξη του συστήματος «ΙΡΙΔΑ» σε θέματα λογισμικού θα γίνεται από τα αρμόδια στελέχη του υπουργείου Εσωτερικών και από τα εκπαιδευμένα για το σκοπό αυτό στελέχη του δήμου μέσω υπηρεσίας τύπου «Help Desk».

Σε δήλωσή του ο δήμαρχος Θόδωρος Παπαδόπουλος τονίζει ότι “ο δήμος Θέρμης εντάσσεται δυναμικά στην ψηφιακή εποχή και ανταποκρίνεται στις προκλήσεις και απαιτήσεις των δημοτών του για αποτελεσματικές, ευέλικτες και ποιοτικές υπηρεσίες αξιοποιώντας συστηματικά και μεθοδικά όλα τα σύγχρονα εργαλεία που παρέχονται στην αυτοδιοίκηση σήμερα”.

Σχετικά Άρθρα